Se os documentos não forem enviados dentro de 15 dias, a sua conta será bloqueada, o que significa que não poderá fazer qualquer transferência para as contas dos seus colaboradores.
Abaixo explicamos aquilo de que precisamos, para que possa enviar os documentos corretos. Só são aceites documentos nos formatos PDF, JPG e PNG, e não aceitamos ficheiros acima de 25MB.
Sumário:
- Formulário KYB
- Certidão Permanente
- RCBE
- Documentos de identidade dos gestores da empresa
- Casos especiais
Formulário KYB
Cerca de uma semana após o início da sua subscrição na Coverflex, vamos enviar um formulário com os detalhes da sua empresa. Deverá verificar se está preenchido corretamente, principalmente os dados dos sócios, e enviar o formulário assinado pelo diretor/gestor indicado no formulário.
Se não conseguirmos identificar os sócios da sua empresa, podemos solicitar que preencha o formulário com esses dados. Deverá preencher a tabela com o nome, número de contribuinte, país de residência e percentagem de participação de cada sócio, de forma que as percentagens totalizem 100%.
Aceitamos assinaturas feitas manualmente ou através dos principais sistemas de assinatura digital existentes. Um sistema simples e gratuito é o serviço de Autenticação fornecido pelo governo português.
Todas as três páginas do formulário devem ser enviadas num documento PDF. A Pecunpay não aceitará o envio da página de assinatura apenas, embora não seja necessário rubricar todas as páginas.
Certidão Permanente
É necessário que a certidão permanente enviada esteja válida. A data de validade da certidão é mostrada no final da mesma. A certidão deve estar válida no dia do envio à Pecunpay, o que significa que, se já não estiver válida quando recebermos de volta o formulário assinado, será necessário que envie a certidão renovada.
Aceitamos o documento em PDF ou o código da certidão permanente, tanto em português como em inglês. Se a sua certidão permanente expirou, pode renová-la facilmente online.
A sua certidão permanente deve estar:
- Em formato PDF, ou em forma do código correspondente
- Em inglês ou português
- Dentro da data de validade
RCBE
O Registo Central do Beneficiário Efetivo é um documento onde constam todos os beneficiários efetivos da sua empresa. Precisamos da versão completa, o que significa que, se o documento tiver, por exemplo, cinco páginas, todas as cinco páginas terão de ser enviadas. Neste caso, não podemos aceitar o código.
Pode enviar um printscreen do écrã que aparece quando a declaração é submetida ou o e-mail recebido posteriormente. Se pretende enviar o e-mail, garanta que o formato não é .msg nem .eml, uma vez que estes formatos não são aceites pelo sistema. É possível converter estes formatos em documentos PDF selecionando "Imprimir" no menu do navegador ou programa de e-mail, e depois “Salvar como PDF”.
As informações do RCBE devem corresponder às informações da Certidão Permanente. Isto significa que, se na sua escritura constar que há três gestores na sua empresa, mas o RCBE mostrar apenas dois, o documento desatualizado terá de ser atualizado para que as informações coincidam. Se não tem um RCBE ou os detalhes do seu RCBE estão desatualizados, pode solicitar uma nova declaração online.
O RCBE deve ser:
- Em formato PDF (e não em formato de código)
- Completo, com todas as suas páginas
- Atual, de modo que coincida com a informação da escritura
Documentos de identidade dos gestores da empresa
Aceitamos cópias de passaportes, cópias de cartões de cidadão em plástico de qualquer país da UE (frente e verso), e cartões de cidadão digitais emitidos pelo governo português em formato PDF.
Mesmo que a sua empresa exija apenas uma assinatura para tomar decisões corporativas, todos os gestores da empresa terão na mesma de enviar a sua documentação de acordo com os regulamentos.
Os documentos podem ser marcados como “cópia” ou ter linhas desenhadas por motivos de segurança, mas essas marcas não devem prejudicar a visibilidade dos detalhes do documento.
Os documentos de identidade dos gestores da empresa devem estar:
- A cores
- Claros, focados e visíveis, sem reflexos
- Dentro do prazo de validade
Casos Especiais
Associações
Aa associações não possuem certidão permanente. Neste caso, deverá apresentar a Constituição, os Estatutos e a Acta da última reunião, que deverão conter os nomes das pessoas que integram os órgãos sociais da associação. Todos os outros documentos (RCBE, documentos de identificação do gestor e o formulário KYC) devem ser enviados normalmente.
Empresário em nome individual
Os empresários individuais não possuem Certidão Permanente ou RCBE. Neste caso, deverá ser apresentada a declaração de atividade emitida pela Administração Fiscal Portuguesa. Deve incluir a frase “declaração de início de atividade”. Não aceitamos qualquer outro documento das autoridades fiscais, nem capturas de écrã do portal fiscal. Algumas declarações devem ser acompanhadas de uma carta das autoridades, que é enviada para a sua morada. Estas cartas estão claramente identificadas no seu canto superior direito. Se for este o seu caso, também deve enviar uma cópia da carta.
Deve enviar uma cópia do seu documento de identidade normalmente. Também podemos solicitar-lhe que envie uma fatura emitida recentemente, para demonstrar que a sua empresa ainda está ativa.
Empresas estrangeiras
As empresas estrangeiras, cujos números de identificação fiscal começam pelo número 9, podem ser conhecidas como sucursal. Estas sociedades podem ter certidões permanentes que indiquem o seu representante legal em Portugal. Se for o caso, este documento deve ser carregado juntamente com o documento de identidade do representante legal. O RCBE também deve ser enviado.
Outras empresas estrangeiras podem não ter a certidão permanente. Se for este o caso, pedimos que a certidão permanente do país de origem da empresa seja carregada juntamente com a prova de que a empresa obteve o seu NIF português junto das autoridades. Este documento, emitido pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas, mostra este logotipo: